Poseer capacidades y competencias en gestión de proyectos representa un perfil laboral muy atractivo para cualquier profesional, mientras que para un emprendedor dominarlas puede hacer la diferencia entre éxito y fracaso. El modelo pedagógico de ELITE gira alrededor de los proyectos como elemento integrador de saberes, moldeador de prácticas y requisito para la innovación. ¿Por qué esta competencia blanda es uno de los mayores paradigmas organizacionales de nuestra época? ¿Individuos y organizaciones, estamos  realmente preparados para la gestión por proyectos? 

Dario con gorra

Darío Montoya Mejía

En su cátedra magistral, el Ingeniero y fundador de ELITE Darío Montoya Mejía, revela que después de dedicarse por años al comercio, regresó a la universidad para estudiar Gestión de Proyectos. A partir de esta especialización, anotaba Montoya, el rumbo de su vida cambia de forma radical. Aunque en los últimos años, la gestión de proyectos se ha venido tecnificando con herramientas y metodologías de la ingeniería, se trata en esencia de una competencia blanda asociada a habilidades como el pensamiento crítico, la creatividad, el trabajo en equipo, la resiliencia o el espíritu emprendedor.

Organizarse por proyectos

Si bien son un concepto de vanguardia, no se trata de algo nuevo. Podría afirmarse que toda gran empresa comenzó como un pequeño proyecto que se fue arraigando a su entorno económico y social hasta establecerse como institución. En la actualidad las grandes empresas conciben los proyectos como mecanismos de crecimiento y apertura de nuevos negocios, un medio para la transformación y adaptación al entorno.

Para otras organizaciones, en particular las sin ánimos de lucro, los proyectos son el eje central de las operaciones. La inversión pública se ejecuta cada vez más a través de proyectos, en parte como mecanismo para controlar la expansión de la burocracia y en parte para responder a las cambiantes dinámicas y requerimientos de la sociedad civil.  En el arte, la arquitectura y la tecnología los proyectos son un medio natural para la creación y la invención.  E cine es una de las grandes industria que opera casi exclusivamente por proyectos. Incluso en el ámbito personal y familiar se habla del proyecto de vida.

Cualquiera sea su dimensión o función en la vida de las personas y en la sociedad, todos los proyectos tienen unas variables críticas en común, asociadas a unos procesos macro de planeación y priorización de acciones en el tiempo, así como a la vinculación implícita o explícita de una variedad de actores que darán viabilidad a la maduración del proyecto. El proyecto integra lo divergente y con coherencia traza objetivos comunes y esfuerzos compartidos.

 

Un recurso para la complejidadgestion-de-proyectos

Si hay un término que pueda reflejar el estado de cosas en cuanto a la distribución del poder en la sociedad global, es tal vez la dispersión.  Considérese por ejemplo el conocimiento, nadie tiene la verdad absoluta, nadie dispone en su fuero personal de toda la información y la capacidad crítica necesarios para tener éxito en cualquier iniciativa. No es entonces casualidad que en una época en que confluyen de forma abrumadora información, intereses y perspectivas diversas y con frecuencia contrarias, se renueve la atención general por el enfoque de proyectos.

Los proyectos son el método más acertado para enfrentar lo desconocido, lo inexplorado, lo no experimentado, para internalizar el riesgo y para pilotear hacia los retos que impone el futuro. Los proyectos son la combinación perfecta entre creatividad y planificación. Además pueden responder, con mayor efectividad que otras aproximaciones gerenciales, a las demandas de velocidad que impone el presente digital. En cierta forma son una de las mejores propuestas de una sociedad en que la tecnología ha conseguido una vasta ventaja sobre la ciencia.

Todos necesitamos de los demás, del apoyo, trabajo, conocimiento, creatividad y experiencias de seguidores, colegas, pareja, socios, amigos, o adeptos. El mundo es hoy más horizontal e interdependiente y no por ello más integrado. Precisamente los proyectos son un vehículo para integrar muchas variables y recursos de diferente origen, en un conjunto de acciones coherentes y con sentido. Son una de las herramientas más poderosas para la desarrollar la innovación, así como una estrategia para responder a las demandas de responsabilidad social y sostenibilidad del accionar humano.

El Ciclo del Proyecto

Para que una idea tenga oportunidad debe cumplir un propósito para el gestor y su entorno. Es cuando se plantea la visión: el por qué, el qué, el quiénes y cómo. Generalmente la respuesta al por qué suele argumentarse con que se trata de algo que nunca se ha hecho, que se necesita y que resulta inexcusable no intentar. Los proyectos dan vida a lo nuevo, que en cierta con frecuencia es algo frágil y vulnerable y por ende debe ser blindado a ciertos riesgos y amenazas externas.  La concepción de proyecto configura ese entorno acogedor y un nivel de control sobre los resultados.

Los proyectos pueden atender múltiples objetivos, sirviendo a la convergencia de muchos intereses e ideas sobre lo que debe ser. El éxito de la formulación es que haya coincidencia, como mínimo de lo prioritario: precisamente esa visión estratégica del por qué, el qué y el quiénes. Por otro lado no todo es susceptible de desarrollarse a través de proyectos, las organizaciones deben, algunas más pronto que otras, tener su polo a tierra en una misión con carácter más permanente. Por eso es importante reconocer cuando el contexto reclama un enfoque de proyectos y cuando no, pues esto definirá el éxito de la iniciativa.

La respuesta al quién es igualmente importante. El proyecto es el mejor contexto para que un grupo de promotores, incluyendo el equipo de trabajo, interactúen y colaboren en condiciones relativamente iguales, para que cada parte haga sus aportes en una dinámica de reciprocidad. También tiene que ver con los beneficiarios o usuarios finales de todo el esfuerzo, una perspectiva que gana cada vez más adeptos en aproximaciones como el pensamiento de diseño.

Con esta información hemos avanzado en la concepción estratégica que deberá aterrizarse en un Plan. El proceso de  planeación es la oportunidad de tener perspectiva, de anticipar el mediano y largo plazo, de identificar las prioridades y estructurar una ecuación que culmine en la creación de valor para la sociedad, la cual estará dispuesta a pagar por el beneficio que esto le derive.

El plan formulado reflejará recursos disponibles, responsabilidades, actividades, objetivos y resultados esperados en un horizonte de tiempo limitado. Su presentación debe ser tan clara y concisa que por sí sola consiga capturar el interés de un número suficiente de patrocinadores.  Un aspecto crítico que le dará credibilidad a las proyecciones es el análisis del riesgo y a las probabilidades de que algo falle. Esto puede derivarse de idea, el nivel de innovación, la comunicación al interior del proyecto, el acceso a recursos entre otros.

Agotadas las proyecciones comienza la ejecución, un proceso que demanda habilidades como la comunicación efectiva, el trabajo en equipo, la captura de datos y el análisis oportuno de la información, la toma de decisiones y resolución de problemas. La consecución de los resultados esperados en los plazos establecidos garantiza el éxito del proyecto. En proyectos grandes y complejos resulta imprescindible mantener el control a la vez que se garantiza la autonomía del equipo de trabajo, aplicando métodos para el seguimiento continuo y facilitando la retroalimentación.

El seguimiento y la evaluación completan el ciclo óptimo de la gestión de proyectos. Además de alcanzar los objetivos, los promotores del proyecto tendrán altas expectativas sobre la productividad de los recursos y la generación de valor, entendida como la innovación en procesos o productos.  Muchos proyectos son pilotos o iniciativas que viabilizarán otros más grandes. Por ello no basta con hacer las cosas bien, hay que demostrar que se hacen mejor, que se ha recorrido la milla extra.

Como si fuera poco, la gestión de proyectos también debe preocuparse por que el entorno adopte el proyecto para que este tenga continuidad y se torne sostenible. Un elemento clave en éxito del proyecto es el liderazgo de quien esté a cargo y de otros involucrados que apalancarán una movilización en favor del proyecto. Esta visión integral del quién, identifica aliados y líderes de opinión que impulsarán el proyecto en diversos frentes.  Este tipo de liderazgo colaborativo también contribuye a que los intereses de todas las partes sean tenidos en cuenta y no se queden en el papel.

Cuándo se justifica el enfoque de proyectos

imagesEl enfoque por proyectos requiere una trasformación radical de nuestra forma de ver e interpretar la realidad. Por un lado cronogramas y asignaciones presupuestales apretados, diseño e implementación de indicadores de control a la medida. Por otro una cultura organizacional preparada para el trabajo en equipo, el liderazgo, la comunicación asertiva como constantes desafíos de la gestión del conocimiento.  Como todo en nuestros tiempos la respuesta está en la simpleza no en el simplismo.

En términos de la organización moderna el enfoque por proyectos no puede limitarse a que la gerencia destine recursos para contratar una consultoría, que por ejemplo imparta cursos sobre el tema de interés a la dirección de la empresa. Esto suele desvirtuar los objetivos y en decisiones de adjudicar los procesos a quienes asistieron a los cursos y no a quienes proponen o gestan ideas con vocación innovadora. Hay que ir más allá de una reacción con buenas intenciones de la gerencia, o de orientar la toma de decisiones para seguir las tendencias o parecer más modernos.

Los proyectos deben plantearse en el seno de la organización, con quienes están involucrados en la necesidad o problema a resolver. Deben surgir en el marco de una negociación propositiva entre intereses, habilidades, actitudes aptitudes, exigencias empresariales y sociales. Este debate nos situará implícitamente en la pregunta de si estamos preparados, si es oportuno desarrollar el enfoque de proyectos y quienes son más competentes para asumirlo.

Referencias

ADAMS, Susan: 10 skills most employers want when hiring employees. Revista Forbes, Nov 2014 http://www.forbes.com/sites/susanadams/2014/11/12/the-10-skills-employers-most-want-in-2015-graduates/

MONTOYA, Darío: “Pensamiento Emprendedor” Catedra Magistral en ELITE, Agosto 27 de 2015. https://www.youtube.com/watch?v=twQcoQ_A7VE&feature=youtu.be

Las 3 metodologías para la Gestión de Proyectos que más se utilizan. OBS Business School, Noviembre 6 de 2014. http://www.obs-edu.com/blog-project-management/administracion-de-proyectos/las-3-metodologias-para-la-gestion-de-proyectos-que-mas-se-utilizan/

8 habilidades que deberán dominar los profesionales del futuro. Universia.net, Marzo 2 de 2015 http://noticias.universia.cl/empleo/noticia/2015/03/02/1120680/8-habilidades-deberan-dominar-profesionales-futuro.html

Mini guía: una introducción al Design Thinking, + Bootcamp Bootleg,  Institute of Design of Standford. Traducido al Español por Felipe Gonzalez. https://dschool.stanford.edu/sandbox/groups/designresources/wiki/31fbd/attachments/027aa/GU%C3%8DA%20DEL%20PROCESO%20CREATIVO.pdf?sessionID=9a5d0a2a0cd5fb6c26a567b2636b19513b76d0f4

COOK, Liz: How good Are your project Management Skills? Test. Mindtools.com, https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_60.htm

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